Verfahrensdokumentation im Notariat RICHTIG erstellen

Um die Beweiskraft einer elektronischen Urkunde zu gewährleisten, ist durch jeden Notar sicherzustellen, dass die Überführung des Papierdokumentes in die elektronische Form korrekt erfolgt. Es geht hier um das Scannen der Urkunden – besser gesagt der Urschriften – und in diesem Zusammenhang um sämtliche Arbeitsschritte, die notwendig sind, damit ein papiergebundenes Dokument in die elektronische Form überführt wird. Zusätzlich sind in der Verfahrensdokumentation auch die Arbeitsschritte zu erfassen, die zu erfolgen haben, falls Dokumente nicht in die elektronische Form überführt werden können (Sondersammlung des Notars). Zudem ist darzulegen, wie mit möglichen Fehlern umgegangen wird, d.h. mit Fehlern, die z.B. während des Scanvorgangs geschehen. Es sind im Falle der nicht möglichen Fehlerbeseitigung durch Wiederholen des Scanvorgangs die Probleme in dem dafür in XNP abgefassten Vermerk niederzuschreiben und vom Notar zu bestätigen. Die verpflichtend von jedem Notar zu erstellende Verfahrensdokumentation dient also dem Nachweis, dass die Anforderungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechend zur Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und auch Entsorgung der Daten erfüllt ist. Ein MUSS mit einem häufig größeren Arbeitsaufwand in der erstmaligen Erstellung. Notare, die in Sozietät oder Bürogemeinschaft arbeiten, müssen diese nicht zwingend pro Notar abfassen. Es genügt, wenn diese einmalig errichtet wird, sofern das Mitarbeiterteam für alle in der Sozietät tätigen Notare arbeiten. Im Video werde ich auf die Erfordernisse und die Besonderheiten, insbesondere auf den erhöhten Datenschutz und die höheren IT-Sicherheitsmaßnahmen eingehen. Bei den vielen Änderungen im Notariatswesen auf dem Laufenden bleiben und sich nicht auf die interne Weitergabe im Notariat verlassen: https://notarhub.de/newsletter/ Noch mehr Fachinformationen und weitere Infos zu spannenden Notariatsinhalten erhältst Du auf NotarHub www.notarhub.de. Information, Unterstützung und Fortbildung – das All-in 1-Paket für Dich und Dein Büro. Schau doch gleich vorbei, im Magazin wirst Du immer aktuell informiert. Gerne unterstütze ich Dich und Dein bei der Vorbereitung einer Geschäftsprüfung oder auch allen anderen Neuerungen und Abläufen im Büro. Nimm für diesen Fall per E-Mail Kontakt mit mir auf: [email protected] Mit dem Buch vom Nomos-Verlag „Wegweiser durch die NotAktVV“ hast Du stets den richtigen Leitfaden zur Hand. Meine Empfehlung an Dich! Kannst Du als Printversion erwerben unter https://www.nomos-shop.de/nomos/titel... oder auch in eBook-Variante ordern unter https://www.nomos-shop.de/nomos/titel...