HOTEL: E' DAVVERO COSI' IMPORTANTE IL CONTROLLO DI GESTIONE?

HOTEL: E' DAVVERO COSI' IMPORTANTE IL CONTROLLO DI GESTIONE? www.hospitalitycafe.it Come si fa sto benedetto controllo dei costi? Come faccio a capire se sto spendendo troppo? Come faccio a capire dove andare a tagliare le spese? E soprattutto, come faccio a monitorare la situazione costantemente, senza dover aspettare il commercialista a marzo che mi dica che l’anno scorso ho chiuso in perdita? Perché non ci vuole un Einstein per capire che a marzo è troppo tardi per poter intervenire su un bilancio già chiuso… ma anche qualora io avessi i superpoteri e riuscissi a tornare indietro nel tempo, portando con me il bilancio che mi consegna il commercialista, come farei a sapere dove andare a intervenire? Un bilancio, fondamentalmente, ti dice che l’anno scorso, questi sono stati i tuoi costi, questi i tuoi ricavi e questo il tuo utile o perdita, nella peggiore delle ipotesi… E allora, l’#albergatore, nella maggior parte dei casi, cosa fa? Guarda il totale e dice: porca miseria, su un milione di euro di fatturato, ho portato a casa centomila euro di utile… ma come è possibile? Dove li ho spesi sti soldi? Ah, Ma da quest’anno cambia la musica: intanto iniziamo a tagliare il personale che mi costa un occhio della testa… poi iniziamo a cercare altri fornitori con prezzi più convenienti. Anche se rinuncio alla qualità, ma almeno risparmio… tanto, il cliente neanche se ne accorge… Basta comprare Nutella per il breakfast… da domani compro la choco crema che è buona uguale… E quindi, nella maggior parte dei casi, cosa accade? Accade che in preda al panico e alla rabbia e all’isteria, e soprattutto senza dati alla mano, si comincia a prendere provvedimenti con la pancia e non con la testa… Sai cosa? da domani chiudo il ristorante, tanto a occhio è in perdita… si sa che il ristorante è in perdita in tutti gli hotel… poi licenzio tutto il personale dei piani e mi affido a una cooperativa di pulizie esterna… così se vendo le camere ho un costo, altrimenti non mi tocca pagare personale senza motivo… A colazione elimino un paio di torte Al front office taglio un paio di teste e vorrà dire che il capo ricevimento e il direttore si copriranno un paio di turni ogni tanto… Ragionando e agendo in questo modo, capisci bene che rischi seriamente di compromettere i tuoi risultati… Per tanti motivi… Rischi di abbassare drasticamente il livello dei tuoi servizi Rischi di beccarti recensioni negative Rischi di distruggere reparti che funzionano bene e di lasciare, invece, intatti meccanismi che andrebbero rivisti Quindi, alla fine, come si fa un corretto #controllodigestione ? In maniera molto banale, attribuendo a ciascun reparto e a ciascuna divisione, all’interno dell’#hotel, i propri costi e i propri ricavi… Il ristorante, ad esempio, avrà il proprio costo del personale, il proprio costo di materie prime, il proprio costo di energia elettrica, acqua o gas… e i propri ricavi… Una volta messi a sistema i dati, a fine mese, mese per mese, sai qual è il tuo margine operativo lordo per quel reparto… Lo stesso procedimento, lo ripeterai per tutti i reparti, per sapere poi se hai dei reparti o delle divisioni in perdita e avviare tutta una serie di ragionamenti… Dov’è la difficoltà che in genere riscontrano gli albergatori? E’ proprio nell’imputare ad ogni reparto, la propria percentuale di alcuni costi comuni… Ad esempio, come faccio a stabilire, su 1000€ di bolletta di energia, quanto imputare al ristorante? Oppure, per quanto riguarda il personale, se per il ristorante utilizzo lo stesso personale che utilizzo per il breakfast, come vado a dividere il costo? E qui subentra tutta un’altra serie di ragionamenti e di scelte che occorre fare prima di iniziare la raccolta dati… Ad esempio, potrei decidere di ripartire il costo della bolletta di energia, in percentuale, in base ai metri cubi… I metri cubi del ristorante rappresentano il 20% della cubatura totale? deciderò che il 20% della bolletta sarà imputato al ristorante… Oppure potrei decidere di complicarmi la vita, perché voglio la massima precisione, andando a calcolare l’assorbimento delle lampadine e delle attrezzature del ristorante e, misurandone il tempo medio di utilizzo, capire gli effettivi consumi… Se ho il personale del ristorante impegnato in altri reparti, potrei stabilire, ad esempio che il costo delle unità sarà imputato al 50% per un reparto e al 50 per l’altro… E’ inutile dirti che più sarai preciso nelle operazioni di attribuzione dei costi, più i tuoi risultati saranno affidabili… Altro problema che riscontrano gli albergatori, nel fare un corretto controllo di gestione è l’avere lo stesso fornitore per diversi reparti… Cioè, se acquisto detersivi, set di cortesia e prodotti per il frigobar dallo stesso fornitore, nel momento in cui vado a registrare la mia fattura nel mio sistema di controllo di gestione, devo andarmi a guardare tutte le voci di fattura e accorparle a mano in base ai reparti…